Notariusz dokonuje czynności, którym strony mają obowiązek lub chcą nadać formę notarialną. Czynności notarialne, dokonane przez notariusza, mają charakter dokumentu urzędowego. Notariusz, jako osoba zaufania publicznego, korzysta z ochrony przysługującej funkcjonariuszom publicznym.
Zgodnie z ustawą z dnia 16 listopada 2000 roku o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu notariusz rejestruje i przekazuje do Generalnego Inspektora Informacji Finansowej informacje o wszystkich transakcjach, których równowartość przekracza 15 000 euro, jak również tych, które ze względu na okoliczności mogą mieć związek z praniem brudnych pieniędzy lub finansowaniem terroryzmu, bez względu na ich wartość i charakter.
Notariusz jest zobowiązany:
- czuwać nad należytym zabezpieczeniem praw i słusznych interesów stron oraz innych osób, których czynność dotyczy;
- udzielić stronom wszelkich informacji dotyczących dokonywanej czynności notarialnej;
- odmówić dokonania czynności notarialnej sprzecznej z prawem;
- zachować w tajemnicy okoliczności sprawy, o których dowiedział się w trakcie wykonywania czynności notarialnych.
Zgodnie z ustawą Prawo o notariacie notariusz dokonuje następujących czynności:
Akty notarialne
Notariusz sporządza akt notarialny, jeżeli wymaga tego przepis prawa lub taka jest wola stron. Forma aktu notarialnego jest zastrzeżona dla czynności prawnych, których przedmiotem jest przeniesienie własności nieruchomości, prawa użytkowania wieczystego i spółdzielczych własnościowych praw do lokali, przeniesienie praw do spadku, zawierania umów spółki komandytowej, spółki komandytowo-akcyjnej, spółki z ograniczoną odpowiedzialnością oraz spółki akcyjnej, umów majątkowych małżeńskich, jak również pełnomocnictw do czynności, dla których wymagana jest forma aktu notarialnego.
Poświadczenia dziedziczenia
Notariusz sporządza akty poświadczenia dziedziczenia ustawowego oraz testamentowego (z wyjątkiem testamentów szczególnych) po osobach zmarłych po 30 czerwca 1984 roku. W przypadku dziedziczenia na podstawie testamentu notariusz sporządza także protokoły otwarcia i ogłoszenia testamentu oraz wydaje zaświadczenia wykonawcom testamentu.
Poświadczenia
Notariusz sporządza poświadczenia własnoręczności podpisu, zgodności odpisu, wyciągu lub kopii z oryginałem okazanego dokumentu, daty okazania dokumentu, pozostawania osoby przy życiu lub w określonym miejscu.
Doręczenia oświadczeń
Na pisemne żądanie strony notariusz doręcza oświadczenia mogące wywołać skutki prawne.
Protokoły
Notariusz sporządza protokoły walnych zgromadzeń spółek, stowarzyszeń, spółdzielni, organizacji społecznych i innych osób prawnych w przypadkach prawem przewidzianych, jak również protokoły dokumentujące przebieg czynności i zdarzeń wywołujących skutki prawne.
Protesty weksli i czeków
Projekty aktów, oświadczeń i innych dokumentów
Przyjęcie na przechowanie dokumentów, pieniędzy lub papierów wartościowych
Na pisemne żądanie strony notariusz może przyjąć na przechowanie pieniądze, dokumenty lub papiery wartościowe celem wydania ich określonej osobie tylko wówczas, gdy ma to związek z dokonywaną w jego kancelarii czynnością.
Wypisy, odpisy i wyciągi dokumentów
Notariusz sporządza wypisy aktów notarialnych, protokołów oraz aktów poświadczenia dziedziczenia sporządzonych w jego kancelarii i wydaje je stronom aktu lub osobom, dla których zastrzeżono w akcie prawo otrzymania wypisu, a także ich następcom prawnym. Informacji ustnych o dokonanych czynnościach notariusz może udzielić tylko instytucjom i osobom, które mają prawo otrzymać wypisy dokumentów stwierdzających te czynności.
Dokumenty i miejsce wykonywania czynności
W celu dokonania czynności notarialnej strony czynności powinny dostarczyć notariuszowi dokumenty stanowiące podstawę do dokonania tej czynności. Dokumenty te każdorazowo określa notariusz. Ich rodzaj zależy od czynności, jaka ma zostać dokonana.
W celu stwierdzenia tożsamości osoby fizycznej dokonującej czynności notarialnej wymagane jest okazanie ważnych na dzień sporządzenia czynności dokumentów potwierdzających imiona, nazwisko, imiona rodziców, PESEL, NIP, stan cywilny, adres zamieszkania, obywatelstwo. Będą to: dowód osobisty, paszport, odpisy aktów stanu cywilnego.
W przypadku osób prawnych wymagane jest okazanie dokumentów potwierdzających: nazwę, numery rejestru, REGON, NIP, adres siedziby. Będą to w szczególności: odpis z KRS, akty związania lub powołania osób prawnych.
Notariusz dokonuje czynności notarialnych w Kancelarii Notarialnej. Czynność notarialna może być dokonana także w innym miejscu, jeżeli przemawia za tym charakter czynności lub szczególne okoliczności. Dotyczy to m.in. sporządzania protokołów zgromadzeń wspólników spółek, członków spółdzielni i wspólnot mieszkaniowych oraz sytuacji, gdy osoba biorąca udział w czynności notarialnej nie może stawić się osobiście w Kancelarii.